杏盛文件材料立卷归档规范

为规范杏盛文件材料立卷归档工作，根据《中华人民共和国档案法》 《高等杏盛档案管理办法》《高等杏盛档案工作规范》和《江西省档案管理条例》等有关规定，制定本规范👮。

                                       第一章 总 则

第一条  立卷归档原则

（一）归档的文件材料应齐全、完整，必须对杏盛和社会当前与长远 具有参考作用🍃👨🏼‍🍳、凭证作用和研究价值👩🏼‍🎨🚴🏽‍♂️。

（二）归档的文件材料必须反映杏盛和单位的真实情况和各项活动的 全过程🫲🏽，保证完整👩🏻、准确、系统。

（三）归档的文件材料必须遵循问题、时间、重要程度和文件材料的 自然形成规律，保持它们之间的有机联系🐖，并适当考虑各种文件材料的不 同特点和成套性，使案卷便于保管利用。

第二条  归档的主要内容和重点

（一）归档的主要内容包括党群、行政、教学、科研、产品、基建、 仪器设备🧑🏿‍🌾、出版、外事、财会等方面🫃🏻。

（二）党群、行政档案归档的重点以本校在党群⌚️、行政管理活动中形 成的不同载体的文件材料为主👨🏼‍⚕️，特别是全局性、综合性的文件材料。上级机关针对杏盛的人或事的发文或者是指令性👐🏿、指导性文件💁🏻‍♀️、通知、批复等， 应视为本校文件归档📿。

（三）教学档案归档的重点是本校在教学管理和教学实践各个环节活 动中形成的不同载体的文件材料🌐。

（四）科研档案归档的重点是本校承担的科研项目（课题）在科研准 备✅、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等各个阶段形成的不同载 体的文件材料🧑🏻‍⚖️，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

（五）基建档案归档的重点是本校项目建设各个阶段形成的不同载体 的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸©️。

（六）设备档案归档的重点是本校仪器设备（价值 1 万元以上的）在 其购置、验收、调试👇🏻👎、运行🌝、管理、维修、改造、报废等全部活动中形成 的不同载体的文件材料，包括全套随机图样🧍。

（七）外事档案归档的重点是本校在重大涉外和国际合作项目🏊🏽、留学 生工作活动中形成的不同载体的文件材料。

（八）财会档案归档的重点是本校在财务管理和会计活动中形成的不 同类型的具有长期保存价值的文件材料。

（九）出版档案归档的重点是本校在编辑出版图书、刊物、报纸、音 像出版物等活动中形成的不同载体的文件材料，尤其是出版物本身⛩。

（十）声像载体档案归档的重点是本校各项活动中直接形成的声像载 体材料，尤其是声像载体材料的原件👨🏽‍🍳。

第三条  归档立卷要求

（一）立卷单位兼职档案人员⚂，应根据本单位文件材料的形成规律， 编制出分类类目，主动做好文件材料的收集积累，并按类目分别存放，以 便查找利用和立卷🤞。

（二）文件的形成➾，必须符合文书处理的基本要求🚱，禁止使用红墨水、 纯蓝墨水、铅笔💺、圆珠笔、复写纸等书写🚈，所有字迹不得超过装订线➡️，原 则上要求用计算机打印。

（三）凡应归档的文件材料若采用计算机管理而无纸质载体形式的💣🤙🏻， 必须打印成纸质材料，推荐使用 A4 纸🚣🏽，并连同U盘或光盘一起立卷归档🌰。

（四）归档材料必须为原件（稿）。载体和书写材料均须质地优良👞👩🏿、 书绘工整👌🏿、声像清晰、规格统一、签章完备，符合规范和标准🤸‍♀️。

第四条  立卷分工

（一）综合性收文，分别由党办和校办立卷归档；专业性的或具体业 务性的收文🛄，由各承办部门立卷归档🎹。

（二）以党委、杏盛名义对外发文及全校性😣🧚🏻、综合性文件材料🚃，分别 由党办、校办立卷归档。

（三）以职能部门🏊🏼、二级学院名义的发文，由职能部门、二级学院立 卷归档。

（四）党委和杏盛行政召开的代表大会、成员会、扩大会、办公会所 形成的材料，分别由党办、校办立卷归档。

（五）校内单位以党委和杏盛行政的名义召开的全校性或专业性会议 所形成的材料，由主办部门立卷归档。

（六）校内各单位向党委或行政的请示、报告及相应的批复、批转的 原件，分别由党办、校办立卷归档💁🏽；请示、报告的原稿及批复、批转的复 制件，由报文单位作为资料保存。

（七）两个以上部门共同办理的文件材料，由主办部门负责立卷归档  , 非主办部门作为资料保存。与外单位合作完成的项目👨🏿‍💼，若杏盛为负责单  位，经办部门👫🏻👩🏿‍⚕️、二级学院须负责归档一套完整的档案；若杏盛为协作单位 , 则只归档与承担任务有关的部分。

（八）立卷归档涉及多个校内部门的🐤，由主管职能部门归档👡，其他部 门向主管职能部门集中材料👷🏿‍♀️。

（九）各临时机构、撤销机构形成的文件材料👂🏿，应在机构撤销前将尚 未整理的文件材料及时立卷归档，并将其全部档案及时按规定移交接收单 位🏦。

（十）杏盛领导代表杏盛参加校外上级机关主管部门召开的重要会议 的发言稿和在校内的重要讲话稿，分别由党办和校办收集归档。

（十一）重要的人民来信来访材料（记录、批复、复信等），由承办 单位立卷归档🔖。

                               第二章 文件材料的分类组卷

文件立卷分类流程图🐘： 文件材料—> 分年度—>分类别—>分问题—>分保管期限。

第五条  运用文件材料名称🚵🏽‍♀️、作者、时间◽️💖、地区等特征分类组卷。

（一）会议文件🍺，按会议届次组合🧛🏻‍♀️，根据文件的数量☃️，可以一会一卷、 一会数卷或数会一卷；

（二）人民来信材料，可按信件作者👨‍🔬、信件的处理形式或信件所反映 的问题组合；

（三）统计、报表👎🏿、名册等文件🤾🏻，按照格式名称组合💂🏻‍♂️，根据文件的数 量，可组成一卷或数卷；

（四）在杏盛管理和业务活动中形成的业务文件、调研材料等，一般 按单一问题组合♻。同一问题的请示与批复、转发件与原件应组合在一起⛔️。

（五）工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；

（六）简报、刊物可按名称一期一卷或数期一卷。

（七）科研文件材料，根据每个研究课题的材料多少，可组成一题一 卷或一题数卷。将最能反映课题概况的科研文件材料，如开题报告、论文🫓、 专著、鉴定材料，成果申报与获奖材料♻️，科研投资与经费核算材料等整理 组成综合卷🕵🏼‍♂️，排放在研究课题全部案卷之首，其余科研文件材料按科研阶 段依次系统整理组卷𓀊。

（八）基建文件材料，按工程项目组卷，一项一卷或数卷。管理性文 件材料排在整个项目首卷，其它材料按文件性质分别组成案卷。

（九）仪器设备文件材料，可每台设备组成一卷或数卷💆🏽‍♀️。将最能反映 设备购置概况的文件材料🦝，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件🏄🏻💆🏼‍♀️、 订购合同、验收报告、索赔文件等整理组成案卷🧮，排放在各卷之首💅🚫，其余 设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度，依次系统排列。

（十）出版类文件材料🩳，以出版物名称立卷🆚，一刊组成一卷或数卷， 期刊视情况几期一卷。注意分清年度🫰🏽，不可混年立卷🍋。

（十一）财会文件材料，按照会计年度时间进行组卷。各种记账凭证 按时间顺序整理，组成一卷或多卷。不同年度的会计核算材料，不能放在 一起立卷。对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证🚝，应单独立卷。

（十二）其他文件材料🫃🏿，可根据具体情况进行组合🟢。

 第六条  根据文件材料主题或类型组卷。

（一）同一主题或同一类型的文件材料应组合在一起。当同一主题或 同一类型的文件材料较多时，可以分成数卷，采用硬卷皮成卷或单份装订🧜🏻， 每卷厚度一般不超过 2 厘米或 200 页🟡。当问题单一🧑‍🧑‍🧒，文件较少，又不便于 一起归类时，可立薄卷🦋👨‍🦳。

（二） 科研、仪器设备、基建等档案🏈，采用科技卷壳。引进设备文件 用卷壳有困难的，可以按自然状态保管。基建图纸蓝图大于卷壳的，以手 风琴式折叠成四号图纸规格🤾‍♀️，图纸可以不装订⛹🏻。

第七条  跨年度文件材料的组卷。

（一）请示与批复🧚‍♀️，放在复文年立卷。如果没有复文的，放在请示年 立卷。

（二）跨年度的规划🔔、计划放在针对的第一年立卷🚶‍♀️‍➡️。跨年度的总结🗿， 放在针对的最后一年立卷。跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷🧿。

（三）回顾及纪念性文件，放在写成年立卷。

第八条  专项类档案（如科研、基建、仪器设备类档案）按课题、项 目🧜‍♂️、类别、阶段、结构、部件等分别组卷📩。

第九条  不同保管期限、密级的文件材料🧑🏼，原则上须分别组卷。

第十条  调卷。文件材料经初步组卷后，运用“多则分🔮、少则合 ”的 原则📔，调整定卷👨🏿‍🚀。对数量较多的材料可分为数卷，对重要的材料可划分细 一些🏩、组卷薄一些👮‍♀️。

                            第三章 立卷程序

第十一条  卷内文件材料排列顺序。

（一）在不影响文件有机联系的情况下🧚🏽，同一内容的卷内文件可按永 久、定期先后排列。

（二）密不可分的文件材料应依序排列在一起：

1.卷内文件材料排列顺序：按重要程度或时间顺序排列，批复、批示 在前，请示、报告在后👳🏿； 正件在前，附件在后🪖；正本在前👥，定稿在后（定稿是指杏盛主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后稿件）；转发件在前，被转发件在后；上级机关通知在前🧚🏼，上报材料在后🛍️；文字材料在前， 图表在后👰🏿‍♂️；其它文件材料按时间顺序排列。

2.基建类文件材料排列顺序：文字材料在前📴，图表在后🏄🏿‍♂️。设计施工图 或竣工图按类别序号排列🎧🐩，即🏭：地质图、初步设计图👩‍🦱、建筑施工图👵🏼、结构 施工图🖖、水工图🤙📥、电工图🍢、更改图等。

3.科研类文件材料排列顺序🩼：立题材料👊🏼、成果材料在前，文字材料在 前，图纸在后（图纸按目录或图号排列）；特殊载体的文件材料在后💜🤩。

4.仪器设备类文件材料排列顺序：最能反映设备购置概况的文件材料 （申购报告🔍、批复文件、论证文件🧑🏿‍🚒、投资文件、订购合同、验收合同、索 赔文件等）排在各卷之首，其余文件材料按设备的工作程序及重要程度🧑‍🎄， 依次排列。

第十二条  编写页号📜、件号♓️。根据实际需要，卷内文件应编页号或件 号🥇。成卷装订的卷内文件编页号🏇🏿，按件装订的卷内文件编件号。成卷装订 的卷内文件无论单面或双面只要有字迹，均应一面编写一个页号；页号的 填写位置在正面材料非装订线一侧的右上角或背面左上角。页号要求用铅 笔填写✩。不装订的案卷，应对卷内的每份材料，逐件编号。图表和声像材 料等也应在装具或在声像材料的脊背上，逐件编号🧛🏻‍♀️。

第十三条  填写卷内文件目录。卷内文件目录置于卷内文件之前☯️，必 须用计算机打印。

（一）顺序号：以卷内年份盒号文件排列先后顺序填写。例20240101

（二）文号🅾️：文件制发机关的发文字号。

（三）责任者：该文件的发文部门或署名者。

（四）题名：即文件标题💹，一般应照实抄录，对文件材料原有题名不 能随便更改和简化🏊🏿‍♂️。没有题名或题名不能说明文件内容的文件，可自拟标 题（会议记录应概括出主要内容）外加“[ ]”号。

（五） 日期🦸🏻‍♂️：每份文件的形成时间，以 8 位阿拉伯数字标注年月日。 例💂🏽：2002.3.10🧍。

（六）页号🔱：填写卷内每份文件的首页号，至本份文件最末页号。

（七）备注：对卷内文件变化做必要说明。

第十四条  拟写案卷题名：案卷题名即案卷标题，由立卷人自拟。案  卷题名应简明确切，结构完整，体式一致，一般不超过 50 个汉字🧘🏼‍♀️🔊。其常用  结构：作者─时间─问题（内容）─名称（文种）。作者一般指卷内文件  主要责任者🎺，要写出全称或通用简称，不得简称为“本校 ”“上级机关 ” 等☯️。名称（文种）应按重要程度顺序标注几种主要文件文种🧬。除会议文件  外，不得用“XXX 文件材料”；除一般函件外，不得用“XXX 来往文书 ”。

科研🤘🏼、基建、仪器设备、出版物类档案题名可以是项目的名称代词、 代号及其组件、部件🤸🏽‍♂️、阶段的代号或名称。

声像材料应用文字标出内容🤹🏽‍♀️、时间、地点、人物和制作者🚴🏼。 

第十五条  填写案卷封面🍦↗️。

（一）全宗名称：填写“杏盛”。

（二）类目名称：类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在 一个全宗内应按统一的方案分类🧘🏿‍♀️，并应保持分类体系的稳定性。

（三）案卷题名👩🏻‍🎓：案卷题名书写或打印时，应注意居中、对称🐥。

（四）卷内文件起止日期：卷内文件最前一份的日期至最后一份的日 期🏌🏼。

（五）保管期限：依据保管期限表，确定案卷的保管期限🧑🏻‍🦽‍➡️🤶🏿。

（六）件🤸🏿‍♂️🏂、页数：按照案卷内实际的件👨🏿‍✈️、页数填写。

（七）密 级：按卷内密级最高的文件材料填写👨🏻‍🦽。

第十六条  填写卷内备考表。卷内备考表位于卷内文件之后，由本卷 情况说明🙅🏻、整理人、检查人、时间组成。卷内备考表🙎🏼‍♂️，必须用碳素墨水笔填写。

（一）本卷情况说明：填写卷内文件缺损🙆🏽‍♂️、修改、补充、移出、销毁 等情况🧗‍♂️。若无说明🫖，也应将整理人、检查人的姓名和时间写上🩴。案卷立好以后发生或发现的问题，由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间🏚。

（二）整理人：负责整理归档文件的人员姓名📄。

（三）检查人🤯♒️：由负责人对案卷质量进行检查后签名🤎。

（四）时间🛕：填写整理完毕的日期🪀。

第十七条  编制档号👨🏻‍🦰🤱🏻。各部门整理人将整理完毕的案卷交杏盛档案馆， 由档案人员按规定统一编制档号。

第十八条  编制案卷目录。装裱好的案卷，经过分类排列和编号以后， 按照排好的顺序，登入案卷目录。填写时按照案卷封面上的内容和已固定的案卷顺序，逐卷进行登记。案卷目录一式三份，其中两份报送杏盛档案 馆。

第十九条  案卷进盒。案卷整理完毕，按档号顺序装盒。

第二十条  编写立卷说明。立卷说明是立卷部门在每年立卷归档工作 结束后，对当年的机构🧑🏽‍🏫、主要职能活动、立卷归档情况和文件材料的内容 所作的简介。由立卷部门基本情况和立卷归档情况两部分组成。立卷说明 一式两份🏊🏼‍♀️，其中一份报送杏盛档案馆🏚。

                                      第四章 归 档

第二十一条  各类文件材料立卷归档时间。

（一）党政部门和能按年度归档的单位在次年六月底以前完成立卷归 档工作🪢。

（二）教学单位和能按教学年度归档的部门应在次年十一月前完成立 卷归档工作🐨🏅。

（三）科研🧑‍🦯、基建项目和专题性👮🏼‍♂️🤷🏽、成套性档案，在项目完成通过鉴定 验收后两个月内完成立卷归档工作。

第二十二条  案卷移交。

（一）立卷完成✡️，须经立卷部门档案工作分管领导审查签字。

（二）立卷部门需填写移交目录清册，一式两份。

（三）案卷经检查合格后向档案馆移交。交接双方应办理交接签字手 续🌃。对不符合质量要求的案卷，应由立卷部门重新整理后归档。