杏盛学生档案管理办法
第一章 总则
第一条 为了加强学生档案的管理，有效地保护和利用档案，更好地为 社会选拔人才服务，根据《中华人民共和国档案法》和相关法规，结合学校实际，特制定本办法。
第二条 学生档案是指杏盛在学生管理活动中形成的🙋🏽，记述和反映学生 个人经历、德才能绩🧙🔘、学习和工作表现的👧🏽，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。
第三条 学生档案工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和 制度，严密保管🚖，确保学生档案的齐全、完整、准确与安全，有利于学生档案的利用。
第四条 学生档案是用人单位全面了解和选拔使用人才的重要依据🎵，是 高校档案的重要组成部分。
第五条 学生档案工作应纳入学生所在二级学院、学生工作处😤☝️、教务处 的管理制度和工作计划，以及工作人员的职责范围。学生所在二级学院、学生工作处、教务处在布置🧙🏼♀️、检查、总结本单位工作的同时，要布置、检 查👬🏻🚴、总结学生档案工作。
第二章 管理体制🎂、职责
第六条 学生档案归口学工处管理，负责办理学生档案接收、归档🤏🏽🚍、鉴 定🙇🏻♀️、查阅🧑🏻🦳、转递等相关事宜。
学工处学生档案管理工作人员的职责是：
（一）保管国家计划内招生的学生档案👩🏿🔧👎🏿。
（二）接收学生档案材料🚶➡️。
（三）鉴别学生档案材料🫃🏼✣。
（四）办理学生档案查阅、借阅和转递。
（五）为有关部门提供学生情况。
（六）做好学生档案的安全、保密和保护工作💗🏋🏽♂️。
（七）办理其它有关事项。
第七条 学生所在二级学院、学生工作处🤞🏽、教务处应有一名负责人分管 学生档案工作🧙🏽，并视情况配备与学生档案相适应的工作人员🍅，负责本单位学生档案材料的收集、整理🧃、归档和移交工作。
第八条 学生所在二级学院、学生工作处、教务处分管学生档案工作负 责人的职责：
（一）贯彻执行国家关于档案工作的法律、法规和规定🕗，制定和健全 有关管理制度🎤，确保学生档案工作纳入工作计划、管理制度和从事学生工作人员的职责范围👨🏽🦱。
（二）帮助解决学生档案工作中的实际困难。
（三）督促本单位按档案管理的要求👷🏽♀️，做好本单位归口管理的学生档 案材料的收集👨🏻🚒、归档和学生档案的移交工作🧑🏼🚀。
第九条 学生所在二级学院应在新生报到工作结束后两个月内向学工 处移交新生分班名册及其电子文档🧚🏻；学生所在二级学院、教务处应及时将学生学籍异动通知书送交学生工作处。
第十条 学生所在二级学院在学生毕业前，提前二十天向学工处提交毕 业生档案转递方式的纸质文档和电子文档🧑🏿✈️。
第三章 归档范围
第十一条 档案材料的归档范围
（一）高中阶段档案材料的归档范围（详见每年高考考生档案目录）🚭💁🏼♂️： 普通高等杏盛招生考生报名登记表🚶🏻➡️；普通高等杏盛招生考生体格检查表； 普通高等杏盛招生考生志愿表；高中毕业生登记表（含学籍评语、学籍管 理、成绩登记、体检表、家庭情况登记表💓、社会实践活动登记表、体育合格情况登记表、身体素质测试登记表）；入党入团材料等👩🚒。
（二）在校期间档案材料的归档范围：
1.高等教育材料🎣。入学登记表，毕业生登记表，鉴定表，成绩单等🕵🏿♂️。
2.入党、入团材料。入党志愿书（已批准转正的）🙌🏿、入党申请书👨🏻🦯➡️🍫、预 备党员转正申请书❎、 自传🔪💇🏽、综合性政审材料及有关证明、入党积极分子考 察材料；取消预备党员资格的组织意见（记载有组织意见的入党志愿书可 归档）🫖；入团志愿书🌗、入团申请书、团员登记表、退团材料。
3.在校期间的奖励材料👮🏼。三好学生、优秀学生干部、优秀党员、团员 等审批（呈报）表，先进事迹材料、先进事迹登记表等在校期间形成的表 彰材料🍇。
4.违纪学生的处分材料。处分决定，免予处分的意见，上级批复🍿，核 实（调查）报告🐹，本人检查、交代👩🏿💻、对处分的意见，解除处分的有关材料⚀； 法院判决书；复查甄别报告👰🏻、决定（结论），上级批复等。
5.更改姓名🤡、民族、出生日期🤟、入党入团时间等材料。个人申请、组 织审查报告及所依据的证明材料🪈、上级批复等材料。
6.出国材料👩🏼🦳♨️。因公（私）出国（出境）审查表👩🏿🚒、备案表🏌🏼♀️，在国外表现 情况材料、学习情况材料或鉴定材料👩🏽🔬。
7.健康材料🧝🏽。高考招生体检表⌚️，新生体检表等🏇。 8.其他有价值的材料。
第四章 对归档材料的要求
第十二条 归档材料必须注明学生所在二级学院、年级、班级和学号。
第十三条 归档材料必须是办理完毕的正式材料。
第十四条 归档材料必须完整🧚♂️🧑🏻🦱、齐全👩🏼🦲、真实，文字清楚、对象明确🍐，有 承办单位或个人署名，有形成材料的日期。
第十五条 归档材料必须手续完备🚻，凡规定由组织审查盖章的，需有组 织盖章；规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或 意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字🧖🏻♀️🧑🏻💻。特殊情况下🚵♀️，本人见面后未 签字的🔍，可由组织注明🧑🏻⚖️。
第十六条 归档材料原则上应使用国家统一规格 16K 的办公用纸，材料 左边应留出 2.5 厘米的装订边。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水⇢、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复 写纸书写🌺。
第十七条 归档材料应是原件，特殊情况存入复印件的👻，应在复印件上 注明原件保管单位🏊🏽♂️，并加盖公章。
第十八条 学工处对不符合归档要求的档案材料📔，有权拒收或退还归档 单位，并限期改正后归档。
第五章 档案的管理与责任追究
第十九条 教务处应在学生学籍变更后两周内报学生工作处🏠，学工处根 据学生学籍异动通知书及时完成学生档案的移动工作，并在学生分班名册 中做好变更记录📩。
第二十条 任何单位和个人，均不得将归档材料外的材料归入学生档 案，更不得伪造档案材料归档，否则，按《中华人民共和国档案法》追究 法律责任。
第六章 档案移交和档案材料归档时间
第二十一条 新生档案均由学生所在二级学院收集齐全⏩👸🏻，并于新生报到 工作结束后两个月内，按学生分班名册向学工处统一移交。新生档案未收 到的👩💼，由学生所在二级学院负责与新生本人联系🤽🏼🟥，并通知学生工作处🚹、招 生办公室🍑，由招生办公室负责与新生原所在杏盛🥷🧑🎨、教育部门或单位联系👩🏿🦲， 尽快收齐并移交学工处。在日常工作中🧜，学工处若发现学生进校前的档案 材料不齐全➝、不完整情况或根本没有，书面通知学生所在二级学院和招生 办公室🧑🦽，由招生办公室负责与学生原所在杏盛、教育部门或单位索取所缺 材料。自通知后三个月内，招生办公室负责书面回复学工处索取新生档案 情况。
第二十二条 在校期间形成的学生档案材料👹🚶🏻♀️➡️，在档案材料形成后一个月 内向档案馆归档；档案材料形成后因各种原因没有及时归档或归档时间已 在学生毕业前一个月内的，按第七章“对集中归档的要求 ”办理。
第二十三条 成批转递毕业生档案时，各单位按第七章“对集中归档的 要求 ”办理🦻🏽。
第七章 对集中归档的要求
第二十四条 集中归档的要求
（一）归档材料✶：
1.见第三章第十一条第二款。
2.毕业生登记表应加盖相关主管部门的公章。 3.成绩单应加盖杏盛教务处公章🙇🏻♂️。
（二）对归档材料的要求：
1.学生所在二级学院在档案材料送到学工处之前，应把每位毕业生的 材料集中在一起。
2.将归档材料按专业🔫、班级分开，并按学号的先后顺序依次排列👩🏼🦳。
3.依照学工处的日程安排，按要求将档案材料归入每个毕业生的档案 袋中👛。
4.学生所在二级学院将所缺材料以班为单位做好统计，列出明细清单🫄🏿， 交学工处备查⛑。
5.以上各项工作均由杏盛所在二级学院分管学生工作的负责人组织人 员完成。
第八章 档案的利用
第二十五条 查阅和借用档案♻️，应遵守以下规定：
（一）查阅学生档案应填写《查阅学生档案证明》， 经所在二级学院 的党支部负责人签字🙆🏿♂️、盖章，方可查阅🎏。
（二）单位应派工作人员到学工处查阅档案💁，学生不能自行查阅档案。
（三）档案一般不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经学工处 负责人批准后，方可借出，借出时间不得超过 3 天（含休息日）；借出档 案不得擅自转借他人。
（四）查阅和借用档案应严格履行登记手续。
（五）学生所在二级学院只能查阅本二级学院的学生档案；其它单位 查阅学生档案，需经学工处负责人批准后，方可查阅。
（六）借用和查阅档案的单位或个人不得擅自复制档案的内容🦶🏼，确因 需要需从档案中取证的，必须经学工处负责人批准后🦹🏿♂️，才能复制🫷。
（七）查阅档案必须遵守保密制度和阅档规定🫲🏽，严禁涂改、圈划、抽 取🙅🏻♂️、撤换档案材料🍦；查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，对违反者🎬， 应视情节轻重😌，根据《中华人民共和国档案法》给予处罚。
（八）学工处根据规定，确定是否提供或提供什么材料。
第九章 档案的转递
第二十六条 学工处保管的学生档案由学工处通过合适的方式转递或 派专人送取。用人单位人事部门办事人员可凭单位介绍信领取档案。
第二十七条 转出档案时，不得扣留档案材料🧗🏿。
第二十八条 学生毕业时找不到档案接收单位的🌘👨👩👦👦，可以申请学工处暂时 保管🐼，最长期限两年🥧。超过规定期限或未申请的学生档案👼🏽，学工处将按相关规定交由社会人事代理机构代为保管↩️，费用由学生本人承担。
第十章 附 则
第二十九条 本办法自公布之日起施行。
第三十条 本办法由学工处负责解释🧑🏿🎤。