杏盛档案工作管理职责规定

                                      第一章 总 则

第一条  为了加强档案的收集、整理和归档工作🛌🏿，提高杏盛档案管理 水平，有效地保护和利用档案♥︎，更好地为教学、科研、党政、后勤管理等各项工作服务👨🏽‍🍳，根据《中华人民共和国档案法》《江西省档案管理条例》和 《普通高等杏盛档案管理办法》，结合杏盛实际，制定本条例。

第二条  杏盛档案🙎🏽，是指校内各单位在教学🥣、科研、党政、后勤等工 作以及其他各项活动中直接形成的对杏盛、国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的文件材料。

第三条  档案工作是杏盛工作的重要组成部分；是杏盛建设与发展的 重要基础工作之一；是维护杏盛历史真实面貌的一项事业。各级领导应加强对档案工作的领导，要把档案工作纳入杏盛整体发展规划，纳入各类管 理人员的职责范围和工作程序中🌰。

第四条  档案工作必须严格执行国家和杏盛的保密制度↘️，维护档案完整与安全。

                           第二章 组织机构与职责

第五条  杏盛档案工作由分管校领导负责✏️，校档案馆对杏盛档案工作 进行规划、协调、监督👨🏿‍🏫、指导和集中统一管理🤽🏿‍♂️。档案馆既是杏盛档案工作 的行政管理职能部门，又是杏盛档案的业务机构🏨，在业务上接受上级档案 工作行政管理部门的指导、监督和检查🈷️。

第六条  杏盛档案馆具有档案行政管理和档案业务管理与服务双重职 能。其职责是✈️：

(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学 校档案工作；

(二)拟订杏盛档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

(三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计👩🏼‍🔬、保管杏盛的各类档案及有关资料；

(四)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

(五)开展档案的开放和利用工作；

(六)开展杏盛档案工作人员的业务培训：

(七)利用档案开展多种形式的宣传教育活动😆，充分发挥档案的文化教 育功能；

(八)开展档案学术研究和交流活动🫷🏿。

第七条  杏盛档案馆设馆长一名🩹，设副馆长一名。 馆长、副馆长，应当具备以下条件🫢🍕：

(一)热心档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历🫄🏽；

(二)有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神🙅🏼；

 (三)年富力强，身体健康。

第八条  各部门🤑👩🏻‍🍳、二级学院应加强对档案工作的领导，必须有一名负 责人分管该单位的档案工作，并配备一名或数名专兼职档案员负责本单位档案的收集🚍、积累、整理、立卷和移交工作。

第九条  专兼职档案工作人员应当认真执行党和国家的方针政策，遵 纪守法👨，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能🖲。专兼职档案员队伍应当保持相对稳定。

第十条  各部门、二级学院等部门档案管理人员的职责是：

(一)认真贯彻执行杏盛制定的有关档案工作的管理办法和规章制度🙎🏻。

(二)负责本单位📽、本部门文件的收集🤳🏻✋🏿、整理和立卷归档工作。

(三)负责本单位、本部门档案的保管、利用和移交工作👗。

                         第三章 档案的收集

第十一条  根据《高等杏盛档案实体分类法》的规定和杏盛具体情况🧖🏼‍♀️， 杏盛按（一）党群，（二）行政，（三）教学，（四）科研💇🏽‍♂️，（五）基建,（六） 设备，（七）出版，（八）外事，（九）财会，（十）声像等十大类进行归档👩🏿‍🦳， 以上十大类归档范围包括纸质、实物等各种形式和载体的文件材料🦵🏻。

第十二条  各职能部门或个人在其从事教学、科研📼、党政、后勤管理等活动中直接形成的🧚🏽‍♂️⚂，对杏盛、国家和社会有保存价值的各种载体形式的文件材料，必须按照规定要求，将该归档的文件材料收集齐全后向杏盛综 合档案室移交，任何部门和个人都不得以使用方便为由私自保存和留为己 用拒绝归档。

                       第四章 档案的管理

第十三条  档案馆对移交来的各类档案按有关规定整理立卷🥌。

第十四条  建立档案统计制度，对档案的收进👨🏻‍🦽、移出🥫😽、利用情况进行 统计🌎，并按规定向上级业务部门报送档案工作情况统计表🐛。

第十五条  档案分永久🐸♚、30 年👁‍🗨、10 年三种保管期限。

第十六条  对保管期限已满的档案要重新鉴定来决定存毁𓀍。已失去保 存价值的档案🦸🏿‍♀️，在征得有关单位同意并登记造册👂🏿，报主管领导签字后方可销毁。销毁档案时必须有两人监督，并在销毁清册上签名。

第十七条  凡属保密档案（党委会、校长办公会记录）应由专人保管， 并严格执行档案借阅制度🈚️。保密档案原则上不借阅（只存档）。确因工作需要必须查阅的保密档案，必须经杏盛领导签字同意👳🏻，并限制在阅档室内只 查阅须查阅的有关部分。保密档案严禁借出🦎。对必须借出的档案💆🏽‍♀️，按规定在办妥有关的手续后⚔️🛋，要严格控制借出的时间。

第十八条  档案工作人员要定期检查档案的保管状况👱🏽，做到八防（防 火、防水、防潮、防盗、防霉、防虫、防尘、防光）；对破损或变质的档案， 要及时修复或复制。遇到特殊情况，及时报告、及时处理⁉️。

第十九条  按有关规定👩🏽‍🦲，档案办公室、阅文室☛、档案室要三分开。档 案室为机要重地🙋🏽‍♀️，非本室工作人员不得入内。

                            第五章 档案的利用

第二十条  杏盛保存的档案🤽🏿‍♀️，主要为本校教学💆、科研、管理等各项工 作服务。除少数（保密）档案有规定外🧖🏽‍♂️，均可查阅借阅。

第二十一条  档案馆应制定档案借阅、复印制度，提供检索工具，为 利用者提供方便。

第二十二条  凡有合法证明的单位和个人👨🏿‍💼，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅，并可以摘录和复制👩‍👧‍👦。

第二十三条  对借出的档案，档案部门要定期催还🏃‍♂️‍➡️，发现损坏或丢失🎛， 应及时查清原因并写出书面报告🫳🏼，根据不同情况，按规定对有关当事人严 肃处理。

                         第六章 奖励与处罚

第二十四条  杏盛应将考核、奖惩制度纳入有关档案人员的职责范围🥨。

第二十五条  杏盛及有关单位对有下列事迹之一的🙎🚵🏿‍♂️，应当给予奖励。

（一）对档案的收集、整理、立卷🥈、归档🤎、提供利用档案做出显著成 绩的⬅️；

（二）对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；

（三）将重要或珍贵档案捐赠给杏盛的；

（四）同违反档案法律、法规作斗争👳‍♂️，表现突出的。

第二十六条  有下列行为之一的🙅‍♂️，由档案部门责令限期改正；情节严 重的🧑🏽‍🔬，报校领导批准，对直接责任人员或主管责任人员给予行政处分；造成损失的👏🏿，责令赔偿。

（一）将职务活动中形成的应当归档的文件、材料据为己有，拒绝交 档案部门归档的；

（二）损毁、丢失杏盛档案的👆🏽；

（三）档案工作人员玩忽职守🦕，造成档案丢失损坏的；

（四）未经批准，擅自提供、抄录、公布👩🏿‍🎨、销毁杏盛档案的🏋🏻📠；

（五）泄露应当保密的档案内容的；

（六）涂改🙅🏼、伪造档案的👩🏼‍🔬。

                                    第七章 附 则

第二十七条  本条例由杏盛党政办公室负责解释。

第三十八条  本条例自公布之日起施行。